אם חשבתם שלעבור דירה זה מסובך, מה תגידו כשתצטרכו לעבור למשרד חדש? הדבר החשוב ביותר בעת מעבר משרד הוא הלוגיסטיקה, אם זו תעשה בצורה הטובה ביותר – ולעיתים כדאי להתייעץ עם אנשי מקצוע ולו בשביל היעילות שתסייע בהפחתת עלויות – תוכלו להעביר את המשרד במהירות וביעילות.
—————————————————————————-
מעבר דירה הוא תהליך לא פשוט שמצריך חישובים, מדידות ואריזות, אליהם מצטרפים ויכוחים, מריבות וחוסר רצון לוותר על חפצים. אז מה עושים כשצריך להעביר משרדים ממקום למקום – מה שכולל לא רק עובדים וחפציהם האישיים, אלא גם ציוד משרדי רב שצריך להגיע למקום ספציפי? הרי לכל עובד יש מחשב משלו, כמו גם מקלדת, עכבר וכסא, וכן תיקיות, קלסרים, ארונות ועוד.
חישובים שנעשו במעברי משרדים שונים מראים כי מעבר של משרד קטן מצריך עבודה מאומצת ומחושבת של כמה שבועות קודם למעבר, ומעבר של משרדים גדולים – מצריך זמן כפול ואף יותר. לכאורה נדמה שמדובר בהליך פשוט – כל אחד אורז את חפציו, רושם את שמו על המחשב, העכבר והכסא וכולם עוברים.
בפועל הדברים הם שונים. "כשמשרדים גדולים צריך לבצע מעבר", אומרת רונית גור, הבעלים של דוקטור סדר המתמחה בהפקת מעבר דירה, "צריך לצאת מנקודת הנחה מוקדמת שליום עבודה של אנשים יש ערך, כך שאין סיבה לדרוש מאדם לארוז את חפציו בשולחן העבודה ולהפריע לו בזמן עבודתו.
"כמו כן, יש לקחת בחשבון שלעיתים צריך לטפל בציוד יקר מאד, ישנם משרדים בעלי אוספי אמנות שיש לטפל בהם בזהירות, כמובן מחשבים וציוד משרדי רב שלעיתים אף שביר ועוד. כל אלו מצריכים חשיבה מוקדמת ועבודה רבה, וכל זה בלי להפריע לעובדים במהלך עבודתם השוטפת שנמשכת בעת האריזה.
המילה החשובה ביותר בתהליך מעבר של משרדים היא לוגיסטיקה, לעיתים קרובות יש ממש צורך בחמ"ל של אנשים שהתפקיד שלהם הוא לקצר את זמן האריזה – שהרי עובדים משתמשים במחשבים עד לרגע האחרון לפני המעבר – ולאפשר פירוק והרכבה מהירים במקום החדש."
מקומות עבודה, מעבר לציוד המשרדי הקיים בהם, משמרים לא מעט ניירת, תיקיות, ישנם מקומות בעלי מחסנים גדולים ואת הכל צריך לשעתק ולהעביר בצורה האידיאלית, לעיתים ברמה של סדר הניירות שהיה על השולחן או סדר התיקיות בארוניות השונות.
אז איך דואגים שהמחשב האישי, כמו גם המקלדת, העכבר והכסא, מגיעים לאותו עובד? "זה הכל עניין של רישום, לוגיסטיקה ועמידה בזמנים", מסבירה גור. "לכל עובד צריך להיות קוד משלו שייכתב על כל רכיב וחפץ השייכים לו, יחד עם המיקום המדויק שלו. לכן, צריך כמובן לדעת מה המידות במקום החדש, היכן מקומות הישיבה המיועדים – לשם כך צריך מפת מיקום מדויקת – וצריך גם סימון ותיעוד קפדניים של כל דבר שיש, כדי שהכל יגיע למקומו בשלום בצורה המהירה והמיטבית – אלו יתרמו למעבר חלק ומהיר ללא בעיות."
כמו כן, צריך להבין האם מקום העבודה החדש מעניק יותר מרווח לכל עובד, האם קיימים משרדים נוספים, האם יש אזור מיוחד עבור תיקיות ואחסנה, כמה מגירות יהיו לכל עובד, האם קיימת הפרדה בין מקומות הישיבה וכן הלאה.
ברגע שהנתונים הללו קיימים, מתבצעים חישובים שמטרתם למקם כל דבר במקומו המיועד במקום החדש – ישנם מקומות עבודה שמבצעים מעבר על מנת לספק לעובדים מרחב גדול יותר לעבודה, יש שמבצעים מעבר למקומות בעלי יכולות טכנולוגיות מתקדמות יותר מבחינת חיבורים לרשת האינטרנט, מחשבים מהירים יותר, מסכים גדולים יותר וכדומה. במקרים כאלו, בעיקר כשעוברים למקום מרווח יותר, נדמה שיש חופש פעולה גדול יותר להעביר הכל ולסדר היכן שרוצים – אך לא כך, הכל חייב להיות מאורגן, שהרי אם מדובר במקום גדול יותר, יכול מאד להיות שיצטרפו עובדים חדשים, כמו כן, מקומות עבודה מייצרים עוד ועוד ניירת וכשיש מקום מיועד מראש – לרבות ארגון של הדברים בצורה הטובה ביותר – אין טוב מכך.
אגב, יש לזכור שחלק ממעבר חלק מותנה גם בנותני השירות שאתם משתמשים בהם למעבר – החל מאריזה נכונה של הציוד המשרדי, לרבות חפצים יקרי ערך ועד לכלי המטבח ועד לעמידה בזמנים על מנת שהכל יהיה מוכן עבור העובדים ביום בו הם מגיעים למקום החדש.
מי לקח לי את הכסא?
באשר לעובדים – בעשורים האחרונים הפכה העבודה למקום העיקרי בו מבלה אדם את מרבית שעות הערות שלו, לכן ברוב המשרדים תוכלו למצוא חפצים אישיים של העובדים – מה עושים איתם כשצריך לעבור מקום, האם מבקשים מהעובדים לארוז אותם או שהאחראיים למעבר אמורים לטפל בכך?
"זו שאלה יותר אישית – יש עובדים שיעדיפו לארוז את חפציהם, לקחת אותם איתם ולדאוג שיגיעו למשרדים החדשים", אומרת גור. "יש גם כאלה שלא מפריע להם שיארזו עבורם, ולכן צריך לוודא שכל עובד יקבל, כמו שאמרנו, את התיעוד שלו לחפציו כדי שאלו יגיעו למקום הנכון. למעשה, מה שהכי חשוב הוא שהכל יגיע למקום החדש ולמיקומים הנכונים במשרד עצמו, כמו, למשל, הכבלים המתאימים למדפסת באותו חדר ולמסך המחשב המיועד לאותו חדר.
"לא פשוט להעביר משרד, אבל תכנון מוקדם נכון ובניית תכנית לוגיסטית, במינימום הפרעה לעובדים במהלך יום העבודה, יכולים לפשט את המעבר ולעשותו קל יותר, עד כדי מעבר מלא ביום אחד. עמידה בזמנים היא שם המשחק כאן ושילוב של יעילות, קפדנות וחברות שילוח מתאימות מאפשר מעבר חלק ומהיר – כך העובדים יכולים לצאת בתום יום עבודה ממקום עבודתם ויום אחרי להתחיל יום עבודה חדש במקום החדש."